Datenschutz vereinfacht für Jungunternehmer

Datenschutz vereinfacht für Jungunternehmer

Unsere Daten sind geschützt – UND auch die Daten unserer Kunden.

Der 25 Mai.2018 ist nicht mehr weit, und jeder Unternehmer  – auch ein EPU – ist gefordert die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen.

Ein wesentliche Neuerung durch die DSGVO ist die Eigenverantwortlichkeit der Unternehmer. Das beinhaltet für die Unternehmer vor allem eine erhöhte Informationspflicht und Dokumentationspflicht.

Jedes EPU hat Kundendaten im Unternehmen. Dabei handelt es sich um personenbezogene Daten, die unter den Datenschutz fallen.

Wir  Unternehmer sind die Verantwortlichen für den Schutz der Daten und bei Verletzung der Pflichten sind wir auch strafbar. Jede Strafe ist für einen Jungunternehmer bereits empfindlich.

Vermeiden kann ich Strafen indem man die Informations- und Dokumentationspflichten erfüllt. Deshalb hilft es auch einen Ablauf für die Umsetzung des Datenschutzes zu definieren.

Wie erfülle ich als Jungunternehmer am besten meine Pflichten?

 

1. Erkennen:
Zuerst einmal empfehle ich zu erfassen welche personenbezogenen Daten im Unternehmen existieren. Dazu gehört auch wo ich diese sammle, speichere und sozusagen in einer strukturiertem Dateisystem verarbeite. (Darunter versteht die DSGVO auch reine Karteikartensysteme oder Ordner mit Register).
Hier findet ihr mal eine erste Checklist für die Erhebung des Status quo.

2. Aufräumen:
Eines der beliebtesten Mottos für die Sammlung von Daten ist „das könnte ich einmal benötigen“ – Dies stellt keinen Zweck nach dem Datenschutz dar.
Für alle personenbezogenen Daten im Unternehmen benötige ich eine Rechtsgrundlage. Das kann von einer Einwilligung bis hin zu einem Vertrag mit dem Kunden reichen.
Sollte also keine Grundlage für die Daten vorhanden sein, der Zweck schon lange erfüllt sein – dann bin ich verpflichtet die Daten zu löschen.

3. Informieren:
Jeder von uns hat das Recht der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zuzustimmen, sie zu verweigern, sie einzuschränken oder sie richtig stellen zu lassen. Und die Löschung zu beantragen.
Damit wir das aber auch tun können müssen wir die Personen von denen wir Daten im Unternehmen gesammelt haben oder sammeln darüber informieren. Entsprechend ist die Information auf der Website anzupassen, aber auch in den Verträgen und Kontakten mit Interessenten aufzunehmen.

4. Dokumentieren:
Der Kern der Dokumentationspflicht ist die Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses.
Hier ist folgendes zu erfassen:
– Welche Daten werden verarbeitet,
– zu welchem Zweck,
– auf welcher Rechtsgrundlage,
– erhalten Dritte (zB Buchhalter) diese Daten,
– die Löschungsfristen für die Daten und
– die ergriffenen organisatorischen und technischen Schutzmaßnahmen.
Gerne stelle ich Interessenten eine Vorlage für so ein Verarbeitungsverzeichnis pro Prozess zur Verfügung. Einfach ein email an: office@soul4bizz.com

5. Schützen:
Die Daten müssen vor unbefugtem Zugriff, versehentlicher Löschung oder Manipulation geschützt werden. Schon aus unternehmerischen Gründen sollten wir unsere gesamten Unternehmensdaten gut absichern.
Die Nutzung von digitalen Systemen bietet auch für EPU’s gute Möglichkeiten. Hier kann ich die zu 100% geförderte Potentialanalyse des Programms KMU-digital empfehlen.
Als zertifzierte Beraterin kann ich anbieten im Rahmen dieser Analyse auch zu prüfen, welche Maßnahmen für einen ordnungsgemäßen Datenschutz konkret zu ergreifen sind.

Wem der Datenschutz noch immer ein Rätsel ist, dann gibt es dazu von der österreichweit zertifizierten P4K-Akademie Seminare und Workshops   Datenschutz verstehen & umsetzen. Damit erhaltet ihr die einfache und klar strukturierte Umsetzung des Datenschutzes für das Unternehmen.

Datenschutz verstehen & umsetzen

Der 25. Mai 2018 ist nicht mehr weit. Es ist Zeit die Aufgaben zu erledigen.

 

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