Datenschutz und wie die Digitalisierung hilft

Datenschutz und wie die Digitalisierung hilft

Für mich ist es aber viel wichtiger den Datenschutz nicht als eine Bürde zu betrachten sondern als eine Chance für die Unternehmen zu sehen.

Die Datenschutz-Grundverordnung dient in erster Linie dem Grundrecht von uns Menschen, dass nicht jeder beliebig Daten über uns sammeln, verknüpfen und verwenden darf.

BigData ist heute bereits Realität
und kein Zukunftsszenario.

Die fortschreitende Digitalisierung ist einer der wichtigen Gründe weshalb der Datenschutz neu gedacht wurde und neu definiert wurde.

Auf der anderen Seite bietet uns gerade die Digitalisierung neue Möglichkeiten Daten gut zu schützen und für uns auch sinnvoll einzusetzen.

Was sind nun die Vorteile der Digitalisierung für jeden Unternehmer?
Wie hilft mir die Digitalisierung den Datenschutz zu erfüllen?

Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit

 

Dieser Grundsatz soll die Sicherheit der Daten gewährleisten.

Hierbei geht es darum dass wir von uns rechtsmäßig verarbeiteten Daten auch ordentlich schütze und dafür Sorge trage, dass sie nicht verfälscht werden.

Datenschutz ist aber etwas, dass nicht nur die personenbezogenen Daten betrifft, sondern allgemein die Daten im eigenen Unternehmen.

Wir sollten uns immer wieder bewusst machen, dass die Kundendaten für ein Unternehmen einen großen Wert haben. Deshalb ist es auch angebracht diese „Werte“ ebenso zu schützen wie die materiellen Werte.

Wir lassen doch auch nicht unsere Fahrzeuge und Häuser offen, sodass jeder beliebig rein kann und sich nehmen kann was ihm gefällt. Entsprechend müssen wir die Daten auch entsprechend schützen. Wie dieser Schutz auszusehen hat hängt letztlich von der Kategorie der Daten die ich im Unternehmen habe, sowie der Anzahl der Daten ab.

Als Unternehmer habe ich in Kenntnis der verarbeiteten Daten und des Risikos für diese Daten die entsprechenden organisatorischen und technischen Maßnahmen zu ergreifen. Und gerade bei den technischen möglichen Maßnahmen neben der Firewall, der verschlüsselten Sicherung und der Virensoftware bietet die Digitalisierung auch viele neue Möglichkeiten um die personenbezogenen Daten besser zu schützen.

Datenschutz durch neue technische Möglichkeiten

Denken wir noch an das Büro von früher, dann kennen wir noch Register und Ordner wo wir alles abgelegt haben. Wenn wir etwas bestimmtes gesucht haben, dann befand es sich mit Sicherheit nicht an dem Ort, wo wir es vermutet hätten.

Die Möglichkeit der Nutzung von Datenbanken hat uns dies um ein vielfaches vereinfacht. Oder gerade die verschiedenen CRM-Anwendungen haben es ermöglicht, dass wir in kurzer Zeit sozusagen auf einen Klick die Daten zu einem Kunden zur Verfügung haben.

Wenn diese CRM-Datenbanken gut gewartet sind und auch aktiv genutzt werden, dann finden wir hier nicht nur die Kontaktdaten, sondern die gesamte Kundenhistorie. Wir wissen wer, wann mit ihm kommuniziert hat, was er wann bestellt hat und kennen auch seine Zahlungsmoral.

Diese Sammlung von Daten ist für jedes Unternehmen durchaus wertvoll. Sie bietet aber auch den Grund für den verstärkten Datenschutz. Denn viele von uns haben eine Sammlungsneigung oder die Bedenken, das wir diese Information noch für etwas benötigen können. Das kann dazu führen, dass wir auch Informationen und Daten gesammelt haben, die mit der ursprünglichen Kundenbeziehung gar nichts zu tun haben.
Diese Form der Datenspeicherung ist aufgrund des Grundsatzes der Datenminimierung nicht zulässig.

Auf der anderen Seite bietet mir das CRM-System die einfache Möglichkeit mit sozusagen einem Klick die Daten zu bereinigen. Vorausgesetzt die Daten sind nicht auch noch an anderen Orten gespeichert.

Dies ist zum Beispiel erforderlich, wenn eine natürliche Person einen Löschungsantrag stellt.
(Achtung: juristische Personen sind nicht von der DSGVO erfasst, aber deren Vertreter und nach aussen Handelnde)

Es ist aber auch dann zu löschen, wenn ich zum Beispiel zu einem ehemaligen Kunden keinen Kontakt mehr habe und die Aufbewahrungsfrist bereits verjährt ist.

Hier spielt der Grundsatz der Speicherbegrenzung der DSGVO rein. Gemäß der Speicherbegrenzung darf ich personenbezogene Daten nur so lange bei mir aufbewahren, speichern – also verarbeiten – als es für den Zweck erforderlich und nötig ist.

Privacy by design oder Privacy by default

 

Diese beiden neuen technischen Möglichkeiten werden ausdrücklich von der DSGVO als sinnvolle technische Maßnahme für den Datenschutz erwähnt.

Diese Maßnahmen sind heute als state-of-the–art in der Digitalisierung zu betrachten.
Lassen Sie mich mal kurz erklären was sich dahinter verbirgt.

Privacy by Design
Datenschutz ist bereits in der Entwicklung der Technik enthalten. z.B: Personen können online selbständig ihre Daten pflegen.

Privacy by Default
Datenschutzfreundliche Grundeinstellungen der informationstechnischen Systeme. Standardeinstellungen wahren die grundsätzlichen Datenschutzanforderungen.

Gerade in Bereichen wie dem Bewerbungsmanagement im Unternehmen bietet Privacy by Design eine großartige Möglichkeit dem Bewerber, also der natürlichen Person die Herrschaft über seine eigenen Daten einzuräumen. Aber auch in allen Bereichen wo ich meinen Kunden einen Zugang ermögliche kann ich gleichzeitig die Möglichkeit integrieren, dass sie ihre personenbezogenen Daten selbst pflegen und damit auch up-to-date halten.

Mit Privacy by Default kann ich durch technische Maßnahmen gewährleisten dass die Daten dem Risiko entsprechend gut geschützt sind. Ich kann dafür sorgen, dass die jeweiligen Daten nur mit dem zulässigen Zwecken verknüpft sind. Dazu zählen zum Beispiel die besondere Verschlüsselung von Zugangsdaten oder auch die Pseudonymisierung durch technische Ausgestaltung.

Hier sind vor allem die Entwickler von Applikationen und Software gefordert dies bereits zu integrieren.

Datenschutz vereinfacht

 

Wenn ich also neue Anwendungen für die Organisation eines Unternehmens einsetzen oder bestimmte Cloudlösungen nutze, dann kann ich heute im besonderen darauf achten, dass hier bereits technische Lösungen für mehr Datenschutz enthalten sind.

Gerade Datenmanagement-Applikation oder CRM-Datenbanken sollten hier ermöglichen, dass ich durch eingeschränkte Berechtigungen und Speicherungsprozesse den Datenschutz gewahrt habe.

Damit können sie viele Prozesse in Ihrem Unternehmen vereinfachen und besser strukturieren und damit dem Datenschutz in Ihrem Unternehmen einen Vorrang geben.

Datenschutz und Datensicherheit kann also durch viele Tools der Digitalisierung verbessert werden. Nutzen sie die Möglichkeiten und finden Sie die für Sie passenden Tools um im Unternehmen DSGVO-konform zu sein.

Datenschutz Seminare

 

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